Email kini merupakan bagian penting dari alat komunikasi di era modern. Hampir 98% pengguna internet memiliki dan menggunakan email sebagai media untuk komunikasi. Namun meskipun sudah menjadi media komunikasi masal di Internet, sayangnya masih banyak dari pengguna email belum tahu apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan ketika menggunakan email.
Nah pada postingan kali ini kami ingin membagikan 8 Tips gunakan email yang lebih beretika. 8 Tips gunakan email yang lebih beretika tersebut adalah sebagai berikut.
1. Set Up Signatures Untuk Perangkat Mobile
Buat tanda tangan atau Signature khusus untuk setiap account email kita yang kita akses melalui smartphone dan tablet. Signature fungsinya adalah untuk memberitahu orang lain bahwa email dikirim dari ponsel atau perangkat mobile.
Kenapa ini perlu? Sering kali pengguna email yang mengakses email melalui perangkat mobile mengalami kesulitan untuk mengetikkan pesan dengan baik. Muncul banyak kesalahan penulisan atau mungkin muncul kecenderungan menuliskan singkatan-singkatan di dalam pesan. Dengan menggunakan Signature, ini adalah cara yang tepat untuk meminta maaf untuk penulisan singkatan atau bahkan untuk kesalahan tata bahasa yang aneh atau salah ketik, tanpa harus menjelaskan dalam tubuh pesan.
Misalnya: Dikirim dari iPhone – maafkan jempol saya yang masih kikuk!
2. Gunakan Kode Akronim
Dalam sebuah organisasi, menentukan akronim atau kode pendek merupakan cara yang tepat untuk mempercepat proses email.
Menggunakan kode seperti di subjek email akan membiarkan penerima melihat, sekilas, apa yang perlu dilakukan, apakah hanya untuk diinfo saja, apakah email yang butuh waktu cukup lama untuk membaca, dll
Jika kita mengirimkan pesan yang sangat singkat, pertimbangkan untuk menulis keseluruhan dari catatan di baris Subjek email saja. Kemudian, menyimpulkan dengan kode “EOM” (End Of Message) untuk memmudahkan pembaca email dari kegiatan yang mengharuskan membuka email tersebut.
“RR” bisa menunjukkan “response required;” “NNTR” (no need to respond) merupakan kode untuk email info saja, dan “LONG” dalam subjek bisa untuk memberitahukan orang bahwa mereka mungkin butuh waktu lebih untuk membaca email, sehiingga pembaca dapat mengalokasikan waktu yang cukup, atau konektivitas yang layak , sebelum mencoba untuk membacanya.
Kita juga bisa membuat kode sendiri untuk kelompok atau untuk aturan pengiriman email di perusahaan.
3. Gunakan Signature yang sederhana
Jangan menggunakan format signature yang terlalu rumit di email kita. Format yang rumit, logo dan grafis lain sering sulit untuk diterjemahkan, sehingga menjadikannya sebuah lampiran yang cukup mengganggu atau gambar tidak akan ditampilkan di pesan.
Signature yang baik adalah signatur yang dibuat rata kiri, teks biasa, bersih dan sederhana mudah dipahami.
4. Jaga Email tetap Pendek
Menjaga email sesingkat mungkin dapat kita lakukan, sekalipun kita bisa saja punya lebih banyak waktu dan usaha di akhir untuk membuat kata-kata yang benar. Menjaga email tetap pendek adalah satu cara untuk berharap penerima tidak perlu bekerja keras saat membaca email ketika kita bisa mengkomunikasikan email secara baik, pendek, dan sopan.
Jika kita khawatir orang mungkin berpikir kita tidak sopan, menganggap pesan singkat dan link ke sebuah organisasi, kita dapat menjelaskan mengapa pesan kita buat begitu ringkas.
5. Jangan kirim email dengan File Attachment berukuran besar
Jangan mengirim email dengan lampiran file yang memiliki ukuran besar, kecuali kita secara khusus diminta untuk melakukannya. Lampiran dengan ukuran besar tak terduga dapat menghambat email di inbox, membuat hang perangkat mobile dan umumnya mengganggu semua pihak yang terlibat.
Gunakan layanan file-sharing terkemuka jika kita ingin mengirim file berukuran besar. Dengan menggunakan layanan file-sharing kita hanya membagikan link ke mana file-file dapat didownload melalui email.
6. Cantumkan Perkenalan diri dan Sapaan di Email
“Dear” adalah salah satu kata pembuka yang baik jika kita mengirim email orang dekat atau telah diperintahkan untuk menulis surat email resmi dalam kasus aplikasi pekerjaan, jika tidak, kita tidak perlu untuk menambahkan kata Dear di email untuk sapaan awal. Dan jika kita mau kirim email ke orang yang baru atau belum kita kenal, tambahkan perkanalan di bagaian awal email.
“Halo”, “Hi” adalah kata yang tepat untuk digunakan dan umum dipakai sebagai sapaan awal untuk memulai pesan di email.
Demikian juga, jangan menambahkan ucapan perpisaan secara otomatis dengan memanfaatkan fitur signatur di email. Kenapa demikian, kadang ucapan perpisaahan di email ada kemungkinan tidak selalu cocok untuk semua situasi.
7. Beritahukan jika hendak balas emailnya lama
Kebanyakan pengguna email tidak menyadari bahwa penerima email dari kita ada kemungkinan penerima akan langsung membalas email dan mengharapkan balasan lagi dari kita. Jika setelah kita mengirim email kemudian kita hendak bepergian dalam jangka waktu yang cukup lama dan tidak bisa balas email, ada baiknya kita memberitahukan di email bahwa email balasan akan dikirim sedikit lama karena sedang tidak ada di meja kerja atau tengah bepergian. Intinya jangan biarkan orang menunggu balasan email kita yang memang harus segera mendapatkan respons.
8. Pertimbangkan apakah email merupakan media komunikasi yang kita perlukan.
Selalu pertimbangkan apakah email adalah media komunikasi yang tepat, terutama jika kita menginginkan respon yang cepat. Aturan praktis yang baik: Jika itu akan memakan waktu lebih lama untuk menulis email daripada mengangkat telepon, maka mengapa tidak hanya menelepon?
Instant messaging merupakan pilihan lain untuk pesan singkat, sederhana apabila kita butuh komunikasi dengan tanggapan yang cukup cepat.
Dan akhirnya, jika kita berada di gedung yang sama atau, bahkan lebih lagi di ruangan yang sama dengan orang yang akan kita kirim email, mengapa kita tidak hanya berjalan dan berbicara face-to-face dengan dia langsung?
[via Mashable]
